Quand effectuer la régularisation ?
La régularisation des charges doit idéalement être effectuée dès réception du décompte de charges de la copropriété. Cependant, dans le cas d'un départ de locataire, vous pouvez être amené à régulariser avant d'avoir le décompte définitif.
- Cas idéal : Le décompte de charges est disponible avant le départ → régularisation au moment de la restitution du dépôt de garantie.
- Cas fréquent : Le locataire part avant le décompte → provision de 20% maximum retenue sur le dépôt, puis régularisation ultérieure.
- Délai maximal : 3 ans après la clôture de l'exercice (prescription triennale).
Comment calculer le prorata ?
Pour un locataire ayant occupé le logement une partie de l'année seulement, le calcul se fait au prorata temporis (proportionnellement au temps d'occupation).
Formule de calcul
Charges dues = Charges annuelles × (Jours d'occupation ÷ 365)
Exemple concret
Prenons l'exemple d'un locataire parti le 31 août après avoir occupé le logement depuis le 1er janvier :
- Charges annuelles totales : 1 200 €
- Jours d'occupation : 243 jours (1er janvier au 31 août)
- Calcul : 1 200 × (243 ÷ 365) = 798,90 €
- Provisions versées : 800 € (8 mois × 100 €/mois)
- Résultat : trop-perçu de 1,10 € à rembourser
Documents à fournir au locataire
Le bailleur doit communiquer au locataire :
- Le décompte détaillé des charges par nature (eau, chauffage, entretien, etc.)
- Le mode de répartition entre les locataires de l'immeuble (tantièmes, compteurs)
- Le récapitulatif des provisions versées sur la période
Sur demande, vous devez également mettre à disposition les factures et justificatifs pendant 6 mois après l'envoi du décompte.
Que faire en cas de trop-perçu ?
Si les provisions versées dépassent les charges réelles, vous devez rembourser la différence au locataire. Ce remboursement peut être :
- Déduit du montant du dépôt de garantie restant à restituer
- Versé directement au locataire par virement ou chèque
Que faire en cas de complément dû ?
Si les charges réelles dépassent les provisions versées :
- Envoyez un courrier de demande de régularisation avec le décompte détaillé
- Accordez un délai de paiement raisonnable (15 à 30 jours)
- En cas de non-paiement, vous pouvez engager une procédure de recouvrement
Attention à la prescription
Passé 3 ans après la clôture de l'exercice, vous ne pouvez plus réclamer de complément de charges. Régularisez dès que possible !
Retenue sur le dépôt de garantie
Pour les baux signés à partir du 27 mars 2014, si vous n'avez pas encore reçu le décompte définitif des charges, vous pouvez retenir jusqu'à 20% du dépôt de garantie pour couvrir la régularisation future.
Cette provision doit être régularisée dans le mois suivant l'approbation des comptes de l'immeuble. Toute retenue injustifiée expose le bailleur à des pénalités de 10% du loyer mensuel par mois de retard.