Principe du prorata temporis
Lorsqu'un locataire entre en cours d'année, il ne doit payer que les charges correspondant à sa période d'occupation. Le calcul se fait au prorata du nombre de jours.
Formule de calcul
Charges dues = Charges annuelles × (Jours d'occupation ÷ 365)
Exemple
Un locataire entre le 1er septembre :
- Charges annuelles de l'immeuble : 1 500 €
- Jours d'occupation jusqu'au 31 décembre : 122 jours
- Calcul : 1 500 × (122 ÷ 365) = 501,37 €
Première régularisation
La première régularisation pour un nouveau locataire intervient généralement 12 à 18 mois après son entrée, selon la date de clôture des comptes de copropriété.
Cette première régularisation sera calculée au prorata de la période d'occupation sur l'exercice concerné.
Fixer les provisions sur charges
Pour déterminer le montant des provisions mensuelles :
- Consultez le décompte de charges de l'année précédente
- Divisez le total par 12 pour obtenir une mensualité
- Ajustez si nécessaire en cas de hausse prévisible des charges (énergie, contrats de maintenance)
Bon à savoir
Le montant des provisions doit être mentionné distinctement du loyer dans le bail. Il est recommandé de les réévaluer chaque année après la régularisation.
Cas de la reprise d'un bail
Lors de la reprise d'un bail existant (sous-location, cession de bail), le nouveau locataire reprend les droits et obligations du précédent :
- Les provisions déjà versées restent acquises
- La régularisation tiendra compte du changement de locataire
- Un état des provisions peut être annexé au contrat de cession