Le 5 du mois est passé, puis le 10, et toujours rien sur votre compte. Faut-il s'inquiéter ? Relancer tout de suite ou attendre encore un peu ? La frontière entre retard et impayé n'est pas toujours évidente. Voici comment y voir plus clair.
À partir de quand parle-t-on de retard ?
D'un point de vue strictement juridique, le loyer est dû à la date indiquée dans le bail. Dès le lendemain de cette date, si le paiement n'est pas reçu, on est techniquement en situation de retard.
En pratique, beaucoup de propriétaires tolèrent quelques jours de décalage. Le locataire attend sa paie, le virement met du temps à arriver, un week-end prolongé ralentit les opérations bancaires... Ces situations sont courantes et ne signifient pas forcément un problème.
Mais attention à ne pas créer de précédent. Si vous acceptez systématiquement un paiement au 10 alors que le bail prévoit le 1er, le locataire pourrait considérer que c'est devenu la norme.
Retard ponctuel ou retard récurrent : pas la même chose
Un locataire qui paie habituellement à l'heure et qui a un retard exceptionnel, c'est probablement un incident isolé. Un simple rappel suffit généralement à régulariser la situation.
En revanche, un locataire qui paie systématiquement en retard envoie un signal différent. Ça peut être le signe :
- D'une trésorerie tendue en permanence
- D'un manque de rigueur dans la gestion de ses finances
- D'une date d'échéance mal adaptée à ses revenus
- D'une forme de désinvolture envers ses obligations
Dans ce cas, une discussion s'impose. Parfois, décaler la date de paiement au 15 du mois (après le versement du salaire) peut résoudre le problème. D'autres fois, c'est le signe avant-coureur d'une situation qui se dégrade.
Quand un retard devient un impayé
La distinction entre retard et impayé n'est pas qu'une question de vocabulaire. Elle a des implications concrètes sur les démarches à entreprendre.
On considère généralement qu'on bascule dans l'impayé lorsque :
- Un mois complet de loyer n'est pas réglé
- Le cumul des retards dépasse l'équivalent d'un mois de loyer
- Le locataire ne répond plus aux relances
- Le locataire annonce ne pas pouvoir payer
Pour comprendre la chronologie complète et les démarches à suivre, consultez notre guide sur la gestion des impayés de loyer.
Les bons réflexes dès les premiers jours
Face à un retard, la réactivité est votre meilleur atout. Mais réactivité ne veut pas dire agressivité. Voici la bonne attitude à adopter :
Jour 1-3 : observation
Le virement est peut-être en cours. Vérifiez que le prélèvement n'a pas été rejeté. Patientez un jour ou deux avant de réagir.
Jour 4-5 : premier contact
Un message simple et courtois par email ou SMS :
"Bonjour, je me permets de vous contacter car je n'ai pas encore reçu le loyer de ce mois. Pouvez-vous me confirmer que le paiement est en cours ? N'hésitez pas à me tenir informé si vous rencontrez une difficulté. Cordialement."
Ce message montre que vous êtes attentif sans être menaçant. Il laisse une porte ouverte au dialogue.
Jour 6-10 : relance formelle
Si vous n'avez pas de réponse ou de paiement, envoyez une lettre de relance plus formelle. Pas encore en recommandé, mais avec un ton plus ferme et un délai précis.
Au-delà de 15 jours : passage à l'écrit formel
Si le loyer n'est toujours pas réglé et que le locataire ne donne pas signe de vie, il est temps de passer à la mise en demeure par courrier recommandé. C'est le préalable indispensable avant toute action en justice.
Conseil pratique
Conservez tous vos échanges écrits avec le locataire. En cas de procédure, ces documents prouveront que vous avez tenté de résoudre le problème à l'amiable avant d'en arriver aux démarches judiciaires.
Documenter même les petits retards
Même si la situation se régularise rapidement, prenez l'habitude de garder une trace. Un petit fichier Excel avec la date d'échéance, la date de paiement réelle, et d'éventuels commentaires peut s'avérer précieux.
Pourquoi ? Parce qu'un historique de retards récurrents peut vous aider à :
- Justifier une réaction plus ferme si la situation empire
- Appuyer votre dossier devant le juge en cas de procédure
- Montrer un pattern au garant si vous devez l'activer
- Décider de ne pas renouveler le bail à son terme
Faut-il être souple ou ferme ?
C'est la question que tous les propriétaires se posent. La réponse dépend du contexte.
Être souple a du sens quand :
- Le locataire est de bonne foi et communique
- La difficulté est clairement temporaire (attente d'un virement, délai administratif)
- Le locataire a un historique de paiements réguliers
- Vous avez une bonne relation et ne voulez pas la gâcher pour quelques jours
Être ferme s'impose quand :
- Les retards se répètent malgré vos rappels
- Le locataire ne répond pas ou minimise le problème
- Vous sentez que la situation se dégrade (paiements de plus en plus tardifs)
- Le locataire semble profiter de votre patience
L'équilibre est souvent d'être compréhensif sur la forme (ton courtois, écoute) mais ferme sur le fond (les obligations du bail doivent être respectées).
Anticiper pour éviter les mauvaises surprises
La meilleure façon de gérer les retards, c'est de les prévenir. Quelques bonnes pratiques :
- Envoyer l'avis d'échéance en avance : 5 à 7 jours avant la date de paiement, un rappel automatique réduit considérablement les oublis.
- Proposer le prélèvement automatique : plus fiable que le virement manuel, il évite les oublis (mais pas les rejets pour solde insuffisant).
- Adapter la date au calendrier du locataire : si le salaire tombe le 10, une échéance au 15 sera plus facile à tenir qu'au 1er.
- Maintenir le dialogue : un locataire qui vous prévient avant d'avoir un problème, c'est toujours mieux qu'un silence suivi d'un impayé.
À retenir
Un retard ponctuel n'est généralement pas grave s'il est rapidement régularisé. Mais des retards répétés ou un silence prolongé doivent vous alerter. Mieux vaut réagir tôt que de laisser la situation dégénérer.
Questions fréquentes
Le bail peut-il prévoir une pénalité de retard ?
Oui, le bail peut inclure une clause pénale prévoyant des pénalités en cas de retard de paiement. Toutefois, cette pénalité doit rester raisonnable (généralement autour de 10% du loyer mensuel). Le juge peut la réduire s'il estime qu'elle est excessive.
Mon locataire paie toujours avec 10 jours de retard, que faire ?
Un retard récurrent, même régularisé, peut devenir problématique. Envoyez un courrier rappelant les termes du bail et la date d'échéance. Si le problème persiste, proposez de modifier la date de paiement pour qu'elle corresponde mieux aux rentrées d'argent du locataire (après accord formel des deux parties).
Puis-je refuser un paiement partiel ?
Juridiquement, vous pouvez refuser un paiement partiel. Mais en pratique, l'accepter montre votre bonne foi et réduit la dette. Si vous l'acceptez, précisez par écrit que ce paiement ne vaut pas régularisation totale et que le solde reste dû.
Le locataire peut-il invoquer des travaux non faits pour ne pas payer ?
Le locataire ne peut pas suspendre unilatéralement le paiement du loyer, même si des réparations sont nécessaires. En revanche, il peut saisir le juge pour obtenir une consignation du loyer ou une réduction. De votre côté, assurez-vous de répondre rapidement aux demandes de réparations légitimes.
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