La régularisation des charges locatives est une obligation légale pour tout bailleur. Pourtant, de nombreuses erreurs sont commises, parfois par méconnaissance de la réglementation. Voici les 10 erreurs les plus fréquentes et comment les éviter.
Erreur 1 : Ne pas régulariser du tout
C'est l'erreur la plus courante. Certains bailleurs oublient ou négligent de procéder à la régularisation annuelle, pensant que les provisions suffisent.
Risque : Prescription après 3 ans. Vous perdez la possibilité de récupérer les compléments de charges.
Solution : Mettez un rappel annuel dans votre calendrier, généralement après réception du décompte de copropriété.
Erreur 2 : Dépasser le délai de 3 ans
La prescription triennale s'applique aux charges locatives. Passé 3 ans après la clôture de l'exercice, vous ne pouvez plus réclamer de complément.
Attention : Le délai court à partir de l'exigibilité de la créance, pas de la date du décompte.
Erreur 3 : Facturer des charges non récupérables
Le décret n°87-713 liste exhaustivement les charges récupérables. Facturer des charges non listées expose à un remboursement.
Exemples d'erreurs courantes :
- Honoraires du syndic
- Frais de gestion locative
- Ravalement de façade
- Assurance PNO
→ Consultez la liste complète des charges récupérables
Erreur 4 : Oublier les justificatifs
Le bailleur doit tenir les justificatifs à disposition du locataire pendant 6 mois après l'envoi du décompte.
Obligation : Conserver factures, contrats, décomptes de copropriété et les communiquer sur demande.
Erreur 5 : Mauvais calcul du prorata
Pour un locataire entré ou sorti en cours d'année, les charges doivent être calculées au prorata du temps d'occupation.
Erreurs fréquentes :
- Calculer en mois au lieu de jours
- Oublier l'année bissextile (366 jours)
- Confusion sur les dates d'entrée/sortie
→ Comprendre le calcul du prorata
Erreur 6 : Mélanger charges et loyer
Le décompte de charges doit être distinct de l'appel de loyer. Les deux documents ont des régimes juridiques différents.
Erreur 7 : Ne pas informer le locataire
L'envoi du décompte détaillé est obligatoire. Un simple appel de fonds sans détail n'est pas suffisant.
Le décompte doit mentionner :
- La nature des charges (eau, chauffage, entretien...)
- Le mode de répartition
- Le détail des provisions versées
- Le solde à régulariser
Erreur 8 : Ignorer les contestations
Le locataire a le droit de demander les justificatifs et de contester. Ignorer ses demandes peut aggraver le litige.
Bonne pratique : Répondre rapidement, fournir les documents demandés, proposer un rendez-vous de consultation.
Erreur 9 : Retenir sur le dépôt sans justification
La retenue sur le dépôt de garantie est encadrée. Pour les baux récents, elle est limitée à 20% en l'attente du décompte définitif.
Conditions :
- Uniquement si le décompte définitif n'est pas disponible
- Maximum 20% du dépôt
- Régularisation dans le mois suivant l'approbation des comptes
Erreur 10 : Oublier la TEOM
La Taxe d'Enlèvement des Ordures Ménagères est 100% récupérable mais souvent oubliée car elle figure sur la taxe foncière.
Rappel : Récupérez le montant sur votre avis de taxe foncière chaque automne.
→ Guide de la régularisation TEOM
Conclusion : checklist de vérification
Avant d'envoyer votre décompte de charges, vérifiez :
- ✓ Régularisation dans les délais (max 3 ans)
- ✓ Seules les charges récupérables sont facturées
- ✓ Prorata calculé correctement (en jours)
- ✓ Décompte détaillé par nature de charge
- ✓ Justificatifs disponibles pendant 6 mois
- ✓ TEOM incluse
Simplifiez vos régularisations
Quitta Pro vérifie automatiquement les charges récupérables et génère des décomptes conformes.
Créer un compte gratuit