La régularisation des charges peut être contestée par le locataire s'il estime qu'elle n'est pas conforme. Ce guide explique les droits de chacun, la procédure à suivre et les recours possibles.
Note pour les bailleurs
Cet article s'adresse principalement aux locataires, mais il est utile aux bailleurs pour comprendre les droits du locataire et anticiper les contestations éventuelles.
Les droits du locataire
Le locataire dispose de droits importants en matière de régularisation des charges :
- Droit à l'information : recevoir un décompte détaillé par nature de charge
- Droit de consultation : accéder aux justificatifs (factures, contrats)
- Droit de copie : obtenir des copies des documents à ses frais
- Droit de contestation : contester les charges qu'il estime indues
Délai de mise à disposition
Le bailleur doit tenir les pièces justificatives à disposition du locataire pendant 6 mois à compter de l'envoi du décompte. Pendant cette période, le locataire peut consulter :
- Les factures des fournisseurs
- Les contrats de maintenance
- Le décompte de charges de la copropriété
- Les relevés de compteurs
Motifs de contestation valables
Une contestation est recevable si elle porte sur :
1. Charges non récupérables facturées
Le décret n°87-713 liste exhaustivement les charges récupérables. Si une charge n'y figure pas, elle n'est pas récupérable.
Exemples de charges souvent facturées à tort :
- Honoraires du syndic
- Frais de gestion locative
- Travaux d'amélioration
- Ravalement de façade
2. Erreur de calcul du prorata
Si le locataire n'a pas occupé le logement toute l'année, les charges doivent être calculées au prorata du temps d'occupation. Une erreur de calcul peut être contestée.
3. Justificatifs manquants ou insuffisants
L'absence de justificatifs ou des documents incomplets peuvent justifier une contestation. Le bailleur doit pouvoir prouver chaque charge facturée.
4. Délai de prescription dépassé
Le bailleur ne peut plus réclamer de charges passé 3 ans après la clôture de l'exercice. Une demande hors délai peut être refusée.
Procédure de contestation
Voici les étapes à suivre pour contester une régularisation :
Étape 1 : Demande écrite au bailleur
Adressez une lettre recommandée avec AR demandant :
- Le détail des charges contestées
- La communication des justificatifs
- Un rendez-vous pour consultation des documents
Étape 2 : Consultation des justificatifs
Examinez les documents mis à disposition. Notez les incohérences, charges non récupérables, erreurs de calcul.
Étape 3 : Mise en demeure si refus
Si le bailleur refuse de communiquer les justificatifs, envoyez une mise en demeure rappelant son obligation légale.
Étape 4 : Commission de conciliation
En cas de désaccord persistant, saisissez la Commission Départementale de Conciliation (CDC). Cette démarche est gratuite et obligatoire avant toute action en justice.
Étape 5 : Tribunal si échec
Si la conciliation échoue, vous pouvez saisir le tribunal judiciaire (tribunal d'instance pour les litiges inférieurs à 10 000 €).
Délais à respecter
- Consultation des justificatifs : dans les 6 mois suivant le décompte
- Prescription de l'action : 3 ans pour demander un remboursement
- Saisine de la CDC : pas de délai légal, mais à privilégier rapidement
Modèle de lettre de contestation
[Vos coordonnées]
[Coordonnées du bailleur]
Objet : Contestation de la régularisation des charges
Madame, Monsieur,
J'ai bien reçu le décompte de régularisation des charges en date du [date]. Après examen, je conteste les éléments suivants :
[Détail des points contestés]
Conformément à l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, je vous demande de bien vouloir me communiquer les justificatifs afférents à ces charges.
Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer...
Conseil aux bailleurs
Anticipez les contestations en fournissant un décompte clair et détaillé, et en conservant tous vos justificatifs. Une régularisation bien documentée réduit considérablement le risque de litige.