Le prorata temporis est le calcul qui permet de répartir les charges locatives en fonction du temps d'occupation du logement. C'est indispensable quand un locataire entre ou sort en cours d'année.
Qu'est-ce que le prorata temporis ?
Le prorata temporis (du latin « en proportion du temps ») est un mode de calcul qui permet de déterminer la part exacte des charges due par un locataire en fonction de sa durée d'occupation effective du logement.
Ce calcul s'applique dès qu'un locataire n'a pas occupé le logement pendant la totalité de l'exercice de charges (généralement une année civile).
Quand utiliser le prorata ?
- Entrée en cours d'année : nouveau locataire arrivé après le 1er janvier
- Sortie en cours d'année : locataire parti avant le 31 décembre
- Plusieurs locataires successifs : répartition entre chaque occupant
- Période de vacance : exclusion des jours sans locataire
Méthode de calcul
Le calcul du prorata suit une formule simple mais qui doit être appliquée avec précision :
Formule de base
Charges dues = Charges annuelles × (Jours d'occupation ÷ 365)
Étapes du calcul
- Déterminer les charges annuelles totales pour le logement
- Compter le nombre de jours d'occupation (du 1er jour au dernier inclus)
- Diviser par 365 (ou 366 pour une année bissextile)
- Multiplier par le montant des charges annuelles
Exemple détaillé
Prenons l'exemple d'un locataire entré le 1er avril et sorti le 30 septembre de la même année :
Données
- Charges annuelles du logement : 1 200 €
- Date d'entrée : 1er avril
- Date de sortie : 30 septembre
Calcul des jours
- Avril : 30 jours
- Mai : 31 jours
- Juin : 30 jours
- Juillet : 31 jours
- Août : 31 jours
- Septembre : 30 jours
- Total : 183 jours
Calcul du prorata
1 200 × (183 ÷ 365) = 1 200 × 0,5014 = 601,64 €
Cas particuliers
Année bissextile
Les années divisibles par 4 comptent 366 jours (sauf les années séculaires non divisibles par 400). Utilisez 366 comme diviseur pour ces années.
Exemple : 2024 était bissextile, 2025 ne l'est pas, 2028 le sera.
Chevauchement de locataires
Quand un locataire part et un autre arrive le même jour, la pratique courante attribue la journée au locataire sortant (présent à minuit).
Logement vacant
Les jours de vacance sont exclus du calcul locataire. Ces charges restent à la charge du propriétaire.
Tableau récapitulatif
| Durée d'occupation | Jours (environ) | Part des charges |
|---|---|---|
| 1 mois | 30 jours | 8,2% |
| 3 mois | 91 jours | 24,9% |
| 6 mois | 183 jours | 50,1% |
| 9 mois | 274 jours | 75,1% |
| 12 mois | 365 jours | 100% |
Outils de calcul
Pour éviter les erreurs de calcul, vous pouvez utiliser :
- Notre simulateur gratuit de régularisation
- Un tableur Excel avec la formule DATEDIF
- Le module de régularisation de Quitta Pro
Calcul automatique du prorata
Quitta Pro calcule automatiquement le prorata en fonction des dates du bail et génère des décomptes conformes.
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