L'arrivée d'un nouveau colocataire est une étape courante dans la gestion d'une colocation, que ce soit suite au départ d'un locataire ou à l'ajout d'un occupant supplémentaire. Mais cette transition soulève de nombreuses questions : le propriétaire peut-il refuser le nouveau candidat ? Faut-il signer un avenant au bail ? Quels documents demander ? Comment gérer le dépôt de garantie ?
Dans ce guide complet, nous vous expliquons toutes les démarches à suivre pour intégrer un nouveau colocataire en toute légalité, protéger vos intérêts, et assurer une transition fluide pour tous les occupants.
Droit d'agrément du propriétaire
Lorsqu'un colocataire souhaite quitter le logement et qu'un candidat se présente pour le remplacer, la première question qui se pose est : le propriétaire peut-il refuser ce nouveau locataire ?
Peut-on refuser un nouveau colocataire ?
La réponse est oui. Le propriétaire dispose d'un droit d'agrément qui lui permet de donner son accord (ou non) à l'arrivée d'un nouveau colocataire. Ce droit est encadré par la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 8-1.
En pratique, les colocataires peuvent proposer un candidat pour remplacer un sortant, mais le bailleur n'est pas obligé de l'accepter. Il doit toutefois motiver son refus de manière légitime.
Critères légitimes de sélection
Le propriétaire peut refuser un nouveau colocataire sur la base de critères objectifs et légitimes, notamment :
- Solvabilité insuffisante : revenus mensuels inférieurs à 3 fois le loyer (hors charges)
- Absence de garanties : pas de garant solvable ni de cautionnement bancaire
- Dossier incomplet : pièces justificatives manquantes ou falsifiées
- Antécédents locatifs problématiques : impayés, conflits avec d'anciens bailleurs
- Situation professionnelle précaire : CDD de courte durée, période d'essai, etc.
En revanche, le refus doit être motivé par écrit et ne peut reposer sur des considérations discriminatoires.
Discrimination interdite
La loi interdit strictement toute discrimination lors de la sélection d'un locataire. Le propriétaire ne peut refuser un candidat en raison de :
- Son origine, sa nationalité, son ethnie
- Son sexe, son identité de genre, son orientation sexuelle
- Sa religion, ses opinions politiques
- Son état de santé, son handicap
- Sa situation familiale (couple, célibataire, avec enfants)
- Son âge (sauf critères objectifs de solvabilité)
Documents à demander au nouveau colocataire
Pour évaluer la candidature et constituer un dossier complet, vous pouvez demander au nouveau colocataire les mêmes pièces justificatives que lors de la signature initiale.
Pièces d'identité
- Carte nationale d'identité ou passeport en cours de validité
- Justificatif de domicile actuel (moins de 3 mois)
Justificatifs de revenus (3x le loyer)
La règle générale veut que les revenus mensuels nets du locataire représentent au moins 3 fois le montant du loyer charges comprises. Demandez :
- 3 derniers bulletins de salaire (ou 2 derniers si contrat récent)
- Dernier avis d'imposition (pour vérifier la cohérence)
- Contrat de travail (CDI, CDD, période d'essai ?)
- Pour les indépendants : 2 derniers bilans comptables ou justificatifs de revenus
- Pour les étudiants : certificat de scolarité + justificatifs de revenus des parents (si garant familial)
Garant éventuel
Si les revenus du candidat sont insuffisants ou que sa situation professionnelle est précaire, vous pouvez exiger un garant (caution solidaire). Dans ce cas, demandez :
- Pièce d'identité du garant
- 3 derniers bulletins de salaire du garant
- Dernier avis d'imposition du garant
- Acte de cautionnement solidaire signé (modèle légal)
Autres documents utiles
- RIB (pour les prélèvements automatiques)
- Attestation de l'employeur (facultative mais rassurante)
- Attestation du précédent bailleur (« quitus » confirmant l'absence d'impayés)
Procédure avec bail unique
Si les colocataires ont signé un bail unique avec clause de solidarité (cas le plus fréquent), l'arrivée d'un nouveau colocataire nécessite la rédaction d'un avenant au bail.
Rédiger un avenant au bail
L'avenant est un document qui modifie le bail initial pour intégrer officiellement le nouveau colocataire. Il doit mentionner :
- Identité du nouveau colocataire (nom, prénom, date de naissance)
- Date d'entrée dans le logement
- Mise à jour de la liste des locataires (ajout du nouveau, retrait du sortant si applicable)
- Maintien de la clause de solidarité (tous les colocataires restent solidaires du paiement du loyer)
- Montant du loyer et des charges (inchangé, sauf si vous ajoutez un colocataire supplémentaire)
Exemple d'avenant :
« Par le présent avenant au bail du [date du bail initial], les parties conviennent de l'arrivée de Marie Durand, née le 15/03/1998, en remplacement de Paul Martin, à compter du 1er mai 2026. La liste des locataires est désormais : Sophie Leclerc et Marie Durand. Toutes les autres clauses du bail initial demeurent inchangées, notamment la clause de solidarité. »
Signatures nécessaires (tous les colocataires + bailleur)
Pour être valable, l'avenant doit être signé par :
- Le propriétaire (ou son mandataire)
- Tous les colocataires restants (ceux qui étaient déjà dans le logement)
- Le nouveau colocataire
Chaque signataire doit conserver un exemplaire original de l'avenant. À noter : si le colocataire sortant est présent, il peut également signer l'avenant pour acter officiellement son départ, mais ce n'est pas obligatoire.
Transfert de la solidarité
Avec un bail unique et une clause de solidarité, le nouveau colocataire devient solidairement responsable du paiement du loyer dès la signature de l'avenant. Cela signifie que :
- Le bailleur peut réclamer la totalité du loyer à n'importe lequel des colocataires en cas d'impayé
- Le nouveau colocataire est engagé pour toute la durée restante du bail
- En cas de départ anticipé, il reste solidaire jusqu'à la fin du bail (ou jusqu'à ce qu'un nouvel avenant le délie)
Procédure avec baux individuels
Si chaque colocataire a signé un bail séparé avec le propriétaire (moins courant), la procédure est différente.
Nouveau contrat distinct
Dans ce cas, le nouveau colocataire signe un nouveau bail individuel avec le bailleur. Il n'y a pas besoin d'avenant, car chaque bail est indépendant.
Le bail individuel doit comporter les mêmes clauses que les baux existants (durée, loyer, charges, etc.), sauf si vous souhaitez ajuster les conditions pour le nouveau locataire.
Indépendance des colocataires
Avec des baux séparés, chaque colocataire est indépendant :
- Pas de solidarité entre les locataires
- Chacun paie sa part de loyer directement au bailleur
- Le départ d'un colocataire n'affecte pas les autres
- Chacun peut donner congé séparément
Durée alignée ou différente ?
Vous pouvez choisir de :
- Aligner la durée du nouveau bail sur celle des baux existants (pour faciliter la gestion)
- Fixer une durée différente (par exemple, un bail de 3 ans alors que les autres arrivent à échéance dans 1 an)
À noter : en cas de baux individuels, la signature du nouveau contrat n'a aucun impact juridique sur les baux existants. Toutefois, pour éviter les complications, il est recommandé de synchroniser les dates d'échéance.
État des lieux d'entrée partiel
Même si un état des lieux a déjà été fait au début de la colocation, il est fortement recommandé de réaliser un état des lieux d'entrée partiel pour le nouveau colocataire.
Pourquoi le faire ?
- Protéger le nouveau colocataire : il ne doit pas être tenu responsable de dégradations causées par les précédents occupants
- Protéger le bailleur : documenter l'état du logement à chaque changement d'occupant
- Éviter les litiges au départ : en cas de dégradation, il sera plus facile de déterminer qui est responsable
Parties communes vs chambre
L'état des lieux partiel doit couvrir :
- La chambre privative du nouveau colocataire (si applicable) : état des murs, sols, plafond, fenêtres, radiateur, prises, etc.
- Les parties communes : cuisine, salle de bain, salon, couloirs (pour constater l'état général au moment de l'arrivée)
Même si le nouveau colocataire n'occupe qu'une chambre, il est utile de documenter l'état des parties communes pour éviter qu'il ne soit tenu responsable de dégradations ultérieures.
Photos horodatées
Pour compléter l'état des lieux écrit, prenez des photos horodatées de chaque pièce. Cela constitue une preuve solide en cas de litige.
- Prenez plusieurs photos par pièce (angles différents)
- Zoomez sur les points d'usure ou les défauts constatés
- Activez l'horodatage automatique de votre smartphone
- Envoyez les photos par email à tous les colocataires et au bailleur (cela crée une trace numérique datée)
Dépôt de garantie du nouveau colocataire
Le dépôt de garantie (ou caution) est une somme versée par le locataire au début de la location pour couvrir d'éventuelles dégradations ou impayés. Lors de l'arrivée d'un nouveau colocataire, plusieurs questions se posent.
Montant à verser (1 mois HC)
Le montant légal du dépôt de garantie est plafonné à 1 mois de loyer hors charges pour une location vide (article 22 de la loi du 6 juillet 1989).
En colocation, le montant du dépôt de garantie peut être :
- Global : tous les colocataires versent ensemble 1 mois de loyer HC (ex. : 900 € à diviser entre les colocataires)
- Individuel : chaque colocataire verse sa quote-part (ex. : 450 € chacun pour 2 colocataires)
Gestion du transfert si sortant (pratique courante)
En pratique, lorsqu'un colocataire part et qu'un nouveau arrive, il est courant que le nouveau verse le dépôt de garantie directement au sortant, plutôt que de passer par le bailleur.
Voici comment cela fonctionne :
- Le colocataire sortant a versé 450 € de dépôt de garantie au début de la location
- Le nouveau colocataire verse 450 € directement au sortant lors de son arrivée
- Le bailleur conserve le dépôt de garantie initial (ou une partie) pour couvrir d'éventuelles dégradations
- À la fin de la colocation, le bailleur restitue le dépôt au(x) dernier(s) colocataire(s) encore présent(s)
Comptabiliser séparément
Pour éviter toute confusion, il est recommandé de tenir un registre des dépôts de garantie versés par chaque colocataire :
- Date de versement
- Montant versé
- Nom du colocataire
- Date de sortie (le cas échéant)
Cela permet de restituer correctement les dépôts à la fin de la location, même si plusieurs colocataires se sont succédé.
Intégrer un colocataire dans QuittaPro
Si vous utilisez QuittaPro pour gérer vos colocations, ajouter un nouveau colocataire est simple et rapide. Voici comment faire.
Ajout au bail existant
- Connectez-vous à votre compte QuittaPro
- Accédez à la fiche du logement concerné
- Cliquez sur « Ajouter un colocataire »
- Renseignez les informations du nouveau locataire (nom, prénom, email, téléphone, date d'entrée)
- Validez
Configuration des quote-parts
QuittaPro vous permet de définir la répartition du loyer et des charges entre les colocataires. Vous pouvez choisir :
- Répartition égale : chaque colocataire paie la même part (ex. : 50/50 pour 2 colocataires)
- Répartition proportionnelle : selon la surface des chambres, les revenus, ou tout autre critère (ex. : 60/40)
Une fois configurée, la répartition est automatiquement appliquée aux quittances mensuelles.
Génération des documents
QuittaPro génère automatiquement :
- L'avenant au bail (avec les signatures électroniques de toutes les parties)
- L'état des lieux d'entrée partiel (à compléter avec photos)
- Les quittances individuelles pour chaque colocataire, dès le mois suivant
Gérez vos colocataires facilement
QuittaPro simplifie l'intégration des nouveaux colocataires : avenant au bail, état des lieux partiel, quittances individuelles… tout est automatisé.
Essayez gratuitement pendant 14 joursChecklist : Intégrer un nouveau colocataire
Pour ne rien oublier lors de l'arrivée d'un nouveau colocataire, voici une checklist complète des étapes à suivre.
Avant l'arrivée
- ✅ Recevoir la candidature du nouveau colocataire
- ✅ Vérifier le dossier (pièces d'identité, revenus 3x le loyer, garant si nécessaire)
- ✅ Exercer le droit d'agrément (accepter ou refuser de manière motivée)
- ✅ Rédiger l'avenant au bail (ou nouveau bail si baux individuels)
- ✅ Faire signer l'avenant par toutes les parties
Le jour de l'arrivée
- ✅ Réaliser l'état des lieux d'entrée partiel (chambre + parties communes)
- ✅ Prendre des photos horodatées
- ✅ Remettre les clés au nouveau colocataire
- ✅ Récupérer le dépôt de garantie (1 mois HC)
- ✅ Fournir un exemplaire du bail et du règlement intérieur (si applicable)
Après l'arrivée
- ✅ Mettre à jour le bail dans votre logiciel de gestion (QuittaPro)
- ✅ Configurer les quote-parts de loyer et de charges
- ✅ Informer les organismes concernés (CAF, assurance habitation, etc.)
- ✅ Envoyer la première quittance individuelle au nouveau colocataire
- ✅ Archiver tous les documents signés (avenant, état des lieux, RIB, etc.)
Exemple concret : Marie remplace Paul
Pour illustrer la procédure, voici un exemple concret d'intégration d'un nouveau colocataire.
Contexte
Paul Martin quitte la colocation qu'il partageait avec Sophie Leclerc au 15 rue de la Paix, Lyon. Il propose Marie Durand pour le remplacer. Le bail est unique avec clause de solidarité. Le loyer total est de 1 050 € (900 € HC + 150 € de charges), réparti à parts égales (525 € chacun).
Étapes suivies
- 12 avril : Paul informe le bailleur de son souhait de quitter la colocation au 30 avril et propose Marie comme remplaçante.
- 13 avril : Marie envoie son dossier au propriétaire (pièces d'identité, 3 bulletins de salaire, contrat de travail CDI). Ses revenus nets : 2 100 € / mois (4x le loyer → OK).
- 15 avril : Le bailleur accepte la candidature de Marie (droit d'agrément exercé favorablement).
- 18 avril : Rédaction de l'avenant au bail mentionnant l'arrivée de Marie et le départ de Paul, à compter du 1er mai 2026.
- 22 avril : Signature de l'avenant par le bailleur, Sophie (colocataire restante), Marie (nouvelle colocataire), et Paul (sortant, pour acter son retrait de la solidarité).
- 30 avril : État des lieux d'entrée partiel réalisé avec Marie (chambre + parties communes). Photos horodatées envoyées par email à toutes les parties.
- 30 avril : Marie verse 450 € de dépôt de garantie directement à Paul (avec accord écrit du bailleur). Paul rend les clés.
- 1er mai : Marie emménage. QuittaPro génère automatiquement sa première quittance individuelle pour mai 2026 (525 €).
Résultat
La transition s'est faite en 18 jours, sans période de vacance locative. Paul récupère son dépôt de garantie immédiatement, Marie est intégrée au bail en toute légalité, et Sophie continue sa colocation sans interruption.
Erreurs courantes à éviter
- Ne pas faire d'avenant : Le nouveau colocataire n'est alors pas juridiquement reconnu, ce qui pose problème en cas de litige ou d'impayé.
- Ne pas vérifier le dossier : Accepter un colocataire sans vérifier sa solvabilité peut entraîner des impayés.
- Ne pas faire d'état des lieux partiel : En cas de dégradation, impossible de déterminer qui est responsable.
- Transférer le dépôt de garantie sans accord écrit : Le bailleur peut refuser de restituer les sommes au sortant.
- Ne pas libérer le sortant de la solidarité : Il reste engagé même après son départ !
Pour aller plus loin
L'arrivée d'un nouveau colocataire est une étape importante, mais ce n'est qu'un aspect de la gestion d'une colocation. Pour approfondir vos connaissances, consultez également :
- Guide complet de la gestion de colocation – Vue d'ensemble des obligations et bonnes pratiques
- Départ d'un colocataire : démarches et documents – Ce qu'il faut faire quand un locataire quitte la colocation
- État des lieux partiel en colocation – Comment le réaliser correctement
- Bail unique ou baux individuels : que choisir ? – Avantages et inconvénients de chaque formule
Conclusion
L'intégration d'un nouveau colocataire nécessite plusieurs démarches administratives pour garantir la sécurité juridique de toutes les parties. En résumé :
- Le propriétaire dispose d'un droit d'agrément pour accepter ou refuser le candidat (sur critères objectifs)
- Il faut demander les mêmes documents justificatifs que lors de la signature initiale (revenus 3x le loyer, garant si nécessaire)
- En cas de bail unique, un avenant doit être signé par toutes les parties
- Un état des lieux d'entrée partiel protège le nouveau colocataire et le bailleur
- Le dépôt de garantie peut être transféré directement du sortant au nouveau (avec accord écrit du bailleur)
- Des outils comme QuittaPro automatisent toutes ces tâches pour gagner du temps
En suivant ces étapes et en documentant chaque transaction, vous assurez une transition fluide, protégez vos intérêts, et évitez les litiges futurs. L'arrivée d'un nouveau colocataire devient alors une simple formalité administrative, plutôt qu'un casse-tête juridique.
Checklist nouveau colocataire (PDF)
Téléchargez notre checklist complète pour ne rien oublier lors de l'arrivée d'un nouveau colocataire : documents à demander, étapes à suivre, modèles d'avenant.
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