Lettre de Relance Loyer Impayé : Modèles Gratuits 2025

Pourquoi envoyer une lettre de relance ?

La lettre de relance est l'étape intermédiaire entre le contact informel (téléphone, SMS) et la mise en demeure formelle. Elle permet de :

Formaliser votre démarche par écrit (preuve en cas de procédure)
Donner au locataire une dernière chance de régulariser à l'amiable
Démontrer votre bonne foi et votre volonté de dialogue
Préparer une éventuelle mise en demeure si le retard persiste

💡 Bon à savoir

70% des retards se résolvent après une relance écrite bien rédigée. C'est l'étape la plus rentable du processus de recouvrement.

Quand envoyer une lettre de relance ?

Chronologie recommandée

J+1 à J+5 : Contact informel (appel, SMS, email simple)
J+7 à J+10 : Première lettre de relance amiable
J+15 à J+20 : Deuxième relance plus ferme (optionnel)
J+30 : Mise en demeure par lettre recommandée

Ces délais ne sont pas légaux mais pragmatiques. Adaptez-les selon votre relation avec le locataire et les circonstances.

Modèle 1 : Relance amiable (première relance)

[Vos coordonnées]
[Date]

[Coordonnées du locataire]

Objet : Rappel de paiement du loyer de [mois]

Madame, Monsieur,

Je me permets de vous contacter concernant le loyer du mois de [mois année], d'un montant de [montant]€, qui n'a pas encore été réglé.

Le paiement était dû le [date d'échéance] selon les termes de notre contrat de bail.

Il s'agit peut-être d'un simple oubli de votre part. Dans ce cas, je vous invite à régulariser la situation dans les plus brefs délais.

Si vous rencontrez des difficultés financières temporaires, n'hésitez pas à me contacter afin que nous puissions envisager ensemble une solution (échéancier de paiement, par exemple).

Je vous remercie de bien vouloir procéder au règlement avant le [date limite : J+8], soit par virement bancaire sur le compte habituel, soit par chèque.

Dans l'attente de votre retour, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Signature]
[Nom]

Analyse du modèle

Ton courtois : "Je me permets", "peut-être un simple oubli"
Précis : montant exact, mois concerné, date d'échéance
Ouverture au dialogue : proposition d'échéancier
Délai clair : date limite de règlement (8 jours)
Modalités de paiement : virement ou chèque

Modèle 2 : Relance ferme (deuxième relance)

[Vos coordonnées]
[Date]

[Coordonnées du locataire]

Objet : Relance - Loyer impayé de [mois]

Madame, Monsieur,

Suite à mon courrier du [date première relance], je constate que le loyer du mois de [mois année], d'un montant de [montant]€, demeure impayé à ce jour.

Je vous rappelle que selon l'article [X] du bail signé le [date], le loyer est dû le [jour] de chaque mois.

Détail des sommes dues :
- Loyer de [mois] : [montant loyer]€
- Charges de [mois] : [montant charges]€
Total : [montant total]€

Je vous demande de régulariser cette situation avant le [date limite : J+8], faute de quoi je serai contraint(e) d'entamer les démarches prévues par la clause résolutoire du bail, à savoir l'envoi d'une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.

Je reste à votre disposition pour discuter d'un éventuel arrangement à l'amiable.

Vous remerciant par avance de votre compréhension, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Signature]
[Nom]

Différences avec la première relance

Ton plus ferme : "je constate", "je vous demande"
Référence au bail : mention de l'article et de la clause résolutoire
Détail comptable : loyer + charges séparés
Conséquences annoncées : mise en demeure si non-paiement
Maintien du dialogue : "arrangement à l'amiable" possible

Les éléments indispensables d'une relance

1. Informations d'identification

Vos coordonnées complètes (nom, adresse, téléphone, email)
Coordonnées du locataire (nom, adresse du logement loué)
Date de rédaction du courrier

2. Objet clair et précis

L'objet doit mentionner immédiatement : "Relance loyer impayé" ou "Rappel de paiement". Le locataire doit comprendre le sujet avant même de lire la lettre.

3. Corps de la lettre structuré

Rappel du montant dû et de la période concernée
Date d'échéance initiale
Demande de régularisation avec date limite
Modalités de paiement acceptées
Proposition de dialogue si difficultés
Mention des conséquences en cas de non-paiement (2e relance uniquement)

4. Formule de politesse

Même dans une relance ferme, terminez par une formule de politesse standard. Cela montre votre professionnalisme.

Mode d'envoi de la relance

Courrier simple (recommandé pour relances)

Avantages :

Coût minimal (timbre)
Moins "agressif" qu'un recommandé
Garde l'impact de la recommandée pour la mise en demeure

Inconvénient : Pas de preuve de réception

Email (complément utile)

Avantages :

Instantané
Traçabilité de l'envoi
Possibilité de joindre des documents (avis d'échéance)

Conseil : Envoyez l'email ET le courrier pour maximiser l'impact

Lettre recommandée avec AR

À réserver pour la mise en demeure. Si vous l'utilisez trop tôt, vous n'aurez plus d'escalade possible.

⚠️ Stratégie d'escalade

Relance 1 : Courrier simple + Email
Relance 2 : Courrier simple avec ton plus ferme
Mise en demeure : Lettre recommandée avec AR (environ J+30)

Les erreurs à éviter dans une relance

Erreur n°1 : Ton trop agressif

Évitez les menaces, les insultes ou les accusations. Un ton professionnel et factuel est bien plus efficace qu'une lettre colérique.

À éviter : "Vous êtes un mauvais payeur", "Je vais vous expulser"

Préférez : "Le loyer demeure impayé", "Je serai contraint de..."

Erreur n°2 : Imprécisions sur les montants

Indiquez toujours le montant exact (loyer + charges si applicable). Un montant erroné peut donner un prétexte au locataire pour ne pas payer.

Erreur n°3 : Absence de délai

"Régularisez rapidement" est trop vague. Fixez une date limite précise (généralement 8 jours à compter de la réception du courrier).

Erreur n°4 : Oublier de garder une copie

Conservez systématiquement une copie de chaque relance envoyée. En cas de procédure judiciaire, vous devrez prouver vos démarches amiables.

Erreur n°5 : Multiplier les relances à l'infini

2-3 relances sur 3-4 semaines suffisent. Au-delà, vous donnez l'impression de ne pas être sérieux. Passez à la mise en demeure.

Après la relance : les scénarios possibles

Scénario 1 : Le locataire paie

Parfait ! Vérifiez que le paiement est bien intégral (loyer + charges). Ne délivrez la quittance qu'après encaissement effectif.

Scénario 2 : Le locataire propose un arrangement

S'il demande un délai ou un échéancier, évaluez sa bonne foi :

A-t-il déjà eu des retards par le passé ?
L'explication est-elle crédible ?
Peut-il fournir des justificatifs ?

Si vous acceptez, formalisez toujours par écrit : montant, échéances, conséquences en cas de non-respect.

Scénario 3 : Pas de réponse

Après 2 relances sans réponse (environ 3 semaines), passez à la mise en demeure par lettre recommandée.

Scénario 4 : Le locataire conteste

S'il conteste le montant ou invoque des travaux non faits, examinez attentivement sa réclamation. Un locataire ne peut légalement retenir son loyer, mais vous devez répondre à ses demandes légitimes.

Besoin d'aide pour la suite ?

Si vos relances restent sans effet, consultez notre guide complet sur les procédures de mise en demeure et de recouvrement.

Guide complet impayés de loyer

Quitta Pro : relances automatiques et personnalisables

Avec Quitta Pro, automatisez vos relances tout en gardant le contrôle :

Fonctionnalités de relance automatique

Rappels préventifs : J-7 et J-3 avant échéance (évite 80% des retards)
Relance J+1 : Email automatique dès le premier jour de retard
Relance J+7 : Courrier formel généré automatiquement
Escalade configurable : Ajustez les délais selon vos préférences
Historique complet : Toutes les relances conservées (preuve judiciaire)

Personnalisation

Modèles de lettres personnalisables
Ton ajustable (cordial, neutre, ferme)
Possibilité de désactiver les relances pour certains locataires
Export PDF prêt à imprimer ou envoyer

Conclusion : la relance, étape clé du recouvrement

La lettre de relance n'est pas qu'une formalité. C'est l'outil le plus efficace pour résoudre un retard de paiement à l'amiable, avant d'envisager des procédures plus lourdes et coûteuses.

Les clés d'une relance efficace :

Agir rapidement (dès J+7)
Rester courtois mais ferme
Être précis sur les montants et délais
Proposer le dialogue (échéancier)
Garder une trace écrite de tout
Savoir quand escalader (mise en demeure après 3-4 semaines)

Questions fréquentes

Combien de relances envoyer avant la mise en demeure ?

Il n'y a pas de nombre légal minimum. En pratique, 2-3 relances sur 3-4 semaines démontrent votre bonne foi. Passé ce délai sans paiement, passez à la mise en demeure par lettre recommandée.

Dois-je envoyer la relance en recommandé ?

Non, la lettre simple ou l'email suffit pour les relances amiables. Réservez la lettre recommandée avec AR pour la mise en demeure formelle. Elle aura plus d'impact si vous ne l'avez pas utilisée avant.

Puis-je relancer par SMS ou téléphone uniquement ?

Vous pouvez, mais gardez toujours une trace écrite (email récapitulatif, courrier). Les échanges oraux ne constituent pas de preuves recevables en cas de procédure judiciaire ultérieure.

Le ton de la relance doit-il être ferme ?

Restez courtois mais ferme. Évitez l'agressivité qui pourrait braquer le locataire, mais soyez clair sur les conséquences. Un ton professionnel et factuel est le plus efficace.

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